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Kundendaten sind in sicheren Händen

Greiter & Cie. interviewt Datenschutzexperten Dieter Grohmann

10.05.2017 | Dieter Grohmann aus Kempten ist von Beruf Datenschützer. Sein Ziel ist es, ein Maximum an Datensicherheit und Datenschutz zu gewährleisten. Als externe Marketingabteilung hat Greiter & Cie. Zugriff auf viele sensiblen Daten der Kunden. Diese bedürfen besonderen Schutzes und top Vertraulichkeit. Aus diesem Grund kooperiert Greiter & Cie. seit ein paar Monaten mit akwiso. Im Interview erklären Dieter Grohmann und Tom Greiter, warum Datenschutz im Unternehmen so essentiell geworden ist und wie Datenschützer und Marketingprofis in der Zusammenarbeit voneinander profitieren können. 


Herr Grohmann, Sie erfüllen in Unternehmen bei Bedarf die Aufgabe eines externen betrieblichen Datenschutzbeauftragten gem. § 4f BDSG. Erklären Sie bitte kurz, was das für eine Funktion ist?

DG: Ein Datenschutzbeauftragter durchleuchtet alle relevanten Abteilungen des Unternehmens, in dem personenbezogene Daten verarbeitet werden wie z. B. Personal-, IT- oder Marketingabteilung. Er schult Geschäftsführer und Mitarbeiter und sensibilisiert sie für alle technischen und rechtlichen Vorgaben aus dem Datenschutz. Dazu gehören organisatorische Maßnahmen im Unternehmen, beispielsweise das Einhalten der Passwort-Richtlinien, um nur eine von vielen zu nennen. Der Datenschützer prüft, ob die Dokumentation nach Vorgabe geschieht und ob das System im Unternehmen auch wirklich gelebt wird.  


Wann braucht ein Unternehmen diese Funktion?

DG: Hat ein Unternehmen mehr als neun Mitarbeiter, so braucht es einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten, so der Gesetzgeber. Übernimmt ein Mitarbeiter die Funktion, so muss er den Fachlehrgang absolvieren und regelmäßig weiter geschult und zertifiziert werden. Kauft das Unternehmen diese Leistung von extern ein, hat es den Vorteil, dass die Fachtiefe beim Spezialisten natürlich eine ganz andere ist und die Fachfirma entsprechend auch die Haftung übernimmt, was bei interner Besetzung beim Unternehmen selbst bleibt.  


Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn kein Datenschutzbeauftragter benannt ist?

DG: Die Landesdatenschutzbehörde ist die Institution, die für die Überwachung und Prüfung zuständig ist. Es gibt Fälle, in denen beispielsweise Kunden, Mitarbeiter oder Gäste ihr Persönlichkeitsrecht verletzt sehen, die Initiative ergreifen und eine Meldung an die Landesdatenschutzbehörde machen. Diese kommt ihrer Funktion nach und prüft, ob es für diesen Fall einen Datenschutzbeauftragten gibt, an den sie sich zur Klärung des Falls wenden kann. Ist dies nicht der Fall – und das ist leider schon häufig passiert – hat das massive finanzielle Auswirkung für das Unternehmen. Rund 50.000 Euro Bußgeld, falls es bei einer Betriebsgröße größer neun Mitarbeiter keinen Beauftragten gibt plus gegebenenfalls eine Strafzahlung, falls die Behörde den Fall bestätigt sieht und Anzeige erstattet. Ein Beispiel aus dem Tourismusbereich: Prinzipiell sollte jeder Hotelier in der Lage sein, bei Nachfrage der Gäste, welche personenbezogenen Daten aktuell gespeichert sind, eine kompetente Antwort zu finden bzw. die Anfrage zur Beantwortung an seinen Datenschutzbeauftragten intern oder extern weiterzuleiten. Tritt tatsächlich ein kritischer Fall auf, empfehle ich immer, mit der Landesdatenschutzbehörde zu kooperieren und offen und transparent Maßnahmenpläne nachzuweisen und abzuarbeiten. 


Herr Grohmann, Datenschutz ist ein Thema, das zugegebenermaßen auf den ersten Blick nicht unbedingt vor Attraktivität strotzt. Was zieht Sie daran am meisten an? 

DG: Beim Datenschutz geht es immer um Menschen und ihr persönliches Recht. Rechtssachen sehen auf den ersten Blick zwar immer etwas trocken aus, dem ist aber meiner Meinung nach nicht so. Es geht um persönliches Recht und dafür werden die Menschen im Hinblick auf die technische Entwicklung (Stichwort GPS) und die sozialen Plattformen immer sensibler. Je transparenter unser Leben wird, umso öffentlicher wird das Thema. Eigentlich ist es eine Art „Hassliebe“. Richtlinien und Regelungen werden nie gemocht, solange das Recht des einzelnen nicht verletzt wird. Kommt es aber dazu und Menschen sind betroffen – weil beispielsweise unberechtigt Abbuchungen vom Konto stattgefunden haben – dann ändert sich die Sichtweise und der Betroffene ist froh, auf Regeln zurückgreifen zu können. Ich beobachte in meinen Schulungen, dass sich die Teilnehmer seit ein bis zwei Jahren wirklich sehr für das Thema, insbesondere präventive Maßnahmen, interessieren. 


Tom, welche Themen gibst du in der Zusammenarbeit in die Hände des Datenschützers? 

TG: Zum einen die komplette datenschutzrechtliche Prüfung der von uns betreuten Websites. Das Thema ist heute so komplex geworden, dass weder unsere Kunden noch wir den Überblick über alle rechtlichen Vorgaben und insbesondere deren Veränderungen behalten können.  

Zum anderen die Prüfung und Überwachung  unserer eigenen Prozesse und unserer Datenverwaltung – denn sehr oft verwalten wir sensible Daten unserer Kunden oder haben direkten Zugriff auf deren IT-Infrastruktur. Wir legen sehr großen Wert darauf, dass hier ein Maximum an Sicherheit gewährleistet wird und alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden.

Herr Grohmann, woran erkennt man einen qualitativ guten und seriösen Datenschützer? 

DG: Gut und seriös hat aus meiner Sicht nicht unbedingt mit der Größe der Anwaltskanzlei oder der Consultingfirma zu tun. Es zählen für mich die Kriterien, ob der Datenschützer selbst zertifiziert ist. Ein gutes Zeichen ist es, wenn er als Auditor tätig ist und Mitglied ist in einem der Bundesverbände. Er sollte über Fachschulungen verfügen (bei uns in der Region zum Beispiel UDIS - Die Ulmer Akademie für Datenschutz und IT-Sicherheit) und sich dort regelmäßig weiterbilden. Ich persönlich lege zum Beispiel regelmäßig Prüfungen ab. Ich mache in Gesprächen nicht selten die Erfahrung, dass Datenschützer nur Musterordner herausgeben und maximal halbjährlich Vor-Ort-Termine machen. Das ist zu wenig: Ein Datenschützer sollte als Partner ansprechbar sein.


Herr Grohmann, Sie sind im Gespräch mit dem technikaffinen Tom auf seine Systematik der elektronischen und revisionssicheren Archivierung gestoßen. Lässt sich dieses Thema aus Ihrer Sicht mit dem des Datenschutzes verbinden und sehen Sie Synergieeffekte?

DG: Ja, die gibt es – besonders seit dem Jahreswechsel. Denn seit dem 01.01.2017 ist die Übergangsfrist in Sachen GoBD abgelaufen. Das sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Darunter fallen beispielsweise auch Rechnungen, die in elektronischer Form gesendet und empfangen werden. Diese Daten müssen ja 10 Jahre sicher archiviert werden und bei einer Prüfung schnell zugänglich sein.  Wir haben schon im vergangenen Jahr frühzeitig immer wieder auf die Frist hingewiesen, nun, wo sie abgelaufen ist, muss es wie immer blitzschnell gehen und zugleich soll’s sicher sein (lacht). Hier arbeiten wir mit Tom Greiter zusammen, der sich seit längerem mit dem Thema elektronische Archivierung nach Datenschutzrichtlinien auseinander setzt und entsprechende EDV-Strukturen entwickelt hat und selbst bei sich im Unternehmen erfolgreich einsetzt. 


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